Tämä on Pykälän alumnit ry:n (3278424-1) tietosuojaseloste, joka kertoo siitä, miten Pykälän alumnit ry kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja jäsensuhteen hoitamisen ja jäsenpalvelujen yhteydessä.

Pykälän alumnit ry käsittelee henkilötietoja EU:n yleinen tietosuoja-asetuksen 2016/679 (GDPR) mukaisesti.

Tietosuojaseloste on päivätty 28.2.2023.

1. Rekisterinpitäjä

Pykälän alumnit ry
c/o Viljanen

Tilkankatu 7 B 34

00300 HELSINKI

1. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Tiedottaja ja jäsenvastaava Helmi Hieta-aho: info@pykalanalumnit.fi

Jäsenen yhteystietojen muutokset: info@pykalanalumnit.fi

1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Pykälän alumnit ry käsittelee jäsenien henkilötietoja seuraavissa tarkoituksissa:

• Tiedottaminen
• Laskuttaminen
• Tapahtumien järjestäminen
• Jäsenasioiden hoitaminen
• Yhdistyksen toiminnan kehittäminen

Käsittely tapahtuu lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseksi (yhdistyslain (503/1989) 11 §) sekä jäsensopimukseen perustuen (GDPR Art. 6 (1)(c) ja Art. 6(1)(b)).

Yhdistyksen erilliselle tiedotus-sähköpostituslistalle voi kuka hyvänsä liittyä ja siitä poistua.

Sähköpostituslistan henkilötietoja käsitellään tiedotus- ja markkinointitarkoituksessa ja käsittely perustuu sähköpostituslistalle liittyneen henkilön suostumukseen GDPR Art. 6 (1)(a).

1. Henkilötietoryhmät ja niiden tietosisällöt

Henkilötiedot kerätään jäseneltä itseltään jäsenhakemuksen ohessa. Lisäksi henkilötietoja kerätään jäseniltä tai muilta henkilöiltä tapahtumiin ilmoittautumisen yhteydessä.   Jäseniltä kerätään seuraavia tietoja:

• yhteystiedot
• syntymäaika
• jäsenyystiedot (liittymisvuosi, voimassaolotiedot, jäsenmaksutiedot)
• opintojen aloittamisvuosi ja valmistumisvuosi
• muut mahdolliset jäsenen itse ilmoittamat yksittäistä tapahtumaa koskevat tiedot, kuten ruoka-aineallergiat

1. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät

Pykälän alumnit ry ei luovuta hallinnoimia jäsentietojaan kolmansille tahoille.

Yksittäisiä vierailuja koskien ilmoittautumisen yhteydessä voidaan kerätä vierailtavan kohteen edellyttämät tiedot, jotka luovutetaan vierailukohteelle. Tältäkään osin Pykälän alumnit ry ei luovuta jäsentietoja jäsentietorekisteristään.

1. Henkilötietojen säilyttämisaika

Jäsenen tietoja säilytetään jäsenyyden päättymisestä kolmen vuoden ajan. Tapahtumiin osallistuneiden tietoja säilytetään kolme vuotta tapahtuman päättymisestä. Tietojen poisto tehdään vuoden lopussa.

1. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin
• Oikeus tietojen oikaisemiseen
• Oikeus tietojen poistamiseen
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
• Vastustamisoikeus
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröity voi kääntyä yllä ilmoitetun yhteyshenkilön puoleen halutessaan käyttää mainittuja oikeuksiaan.

1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Tietoja käsitellään sähköisesti ja säilytetään teknisesti suojattuina.  Pääsy tietoihin vaatii käyttäjätunnuksen, salasanan ja riittävät oikeudet. Luvattomalta pääsyltä estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Ainoastaan nimetyillä henkilöillä on oikeus käsitellä ja ylläpitää rekisterin tietoja. Käsittelijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.